Secrétaire / Gestionnaire du Standard

Empower Talents & Careers recrute, pour le compte de l’un de ses clients spécialisé dans l’enseignement secondaire, un(e) Secrétaire / Gestionnaire du Standard. Cette opportunité s’adresse aux professionnels du secrétariat et de l’assistanat administratif qui souhaitent évoluer dans un environnement scolaire structuré.

Véritable interface entre la Direction, les élèves, les parents et les partenaires, le ou la titulaire du poste contribuera au bon fonctionnement administratif de l’établissement grâce à son sens de l’organisation, sa discrétion et la qualité de son accueil.

Informations sur le poste

Poste

Secrétaire / Gestionnaire du Standard (H/F)

Cabinet recruteur

Empower Talents & Careers

Entreprise

Établissement privé d’enseignement secondaire

Secteur d’activité

Éducation – Enseignement secondaire – Administration

Localisation

Cocody, Abidjan, Côte d’Ivoire

Type de contrat

Selon les dispositions de l’établissement

Sous la supervision de la hiérarchie, le ou la Secrétaire / Gestionnaire du Standard assure l’accueil physique et téléphonique de l’établissement tout en garantissant une gestion administrative efficace. À ce titre, il ou elle participe activement à la fluidité des échanges entre les différents services et veille à la bonne circulation des informations.

Par ailleurs, le titulaire du poste prend en charge la rédaction des documents administratifs, le suivi des correspondances ainsi que l’archivage des dossiers. Il contribue ainsi à maintenir une organisation rigoureuse tout en respectant les exigences de confidentialité propres au milieu scolaire.

Missions principales

Le ou la titulaire du poste sera chargé(e) de :

Accueil physique et gestion du standard

• Accueillir avec courtoisie les visiteurs, les parents d’élèves, les partenaires et les élèves ;
• Assurer la réception, le filtrage et le transfert des appels téléphoniques ;
• Orienter efficacement chaque visiteur vers le bon interlocuteur ;
• Contrôler les accès afin de garantir la sécurité des espaces administratifs ;
• Enregistrer les visites et les appels dans les registres prévus à cet effet ;
• Représenter l’image de l’établissement grâce à une excellente présentation et un comportement professionnel.

Secrétariat et administration

• Rédiger, mettre en forme et transmettre les courriers, convocations, notes et communications officielles ;
• Réceptionner, enregistrer, distribuer puis classer les courriers entrants et sortants ;
• Organiser les agendas de la Fondatrice et du Directeur des Études en planifiant les rendez-vous et les réunions ;
• Préparer les dossiers administratifs ainsi que les comptes rendus et procès-verbaux ;
• Établir les attestations, certificats de scolarité et autres documents officiels ;
• Veiller au classement méthodique de l’ensemble des documents administratifs.

Appui administratif et communication interne

• Faciliter la communication entre la Direction, les enseignants, les éducateurs et les différents services ;
• Diffuser rapidement les circulaires, notes de service et informations internes ;
• Collaborer avec l’Assistante de Direction afin d’assurer une répartition efficace des tâches administratives ;
• Apporter un appui au Correspondant Fichiers dans la gestion administrative des dossiers des élèves lorsque cela est nécessaire ;
• Traiter les demandes de certificats et d’attestations des élèves et du personnel ;
• Garantir la transmission fiable des informations au sein de l’établissement.

Reporting et archivage

• Tenir quotidiennement un registre des appels, visites et sollicitations reçues ;
• Élaborer un rapport hebdomadaire des activités du secrétariat à destination du Directeur des Études ;
• Assurer l’archivage physique et numérique des documents administratifs ;
• Signaler sans délai toute situation inhabituelle ou sensible à la Direction ;
• Vérifier régulièrement la bonne conservation des dossiers ;
• Participer à l’amélioration continue de l’organisation administrative.

Profil recherché

Pour réussir à ce poste, les candidats devront :

• Être titulaires d’un BAC+2 minimum en Secrétariat, Assistanat de Direction, Administration ou dans une filière équivalente ;
• Justifier obligatoirement d’une expérience en milieu scolaire ou éducatif ;
• Posséder au moins trois (03) années d’expérience en qualité de secrétaire, assistante de direction ou gestionnaire de standard ;
• Maîtriser parfaitement Word, Excel, PowerPoint ainsi que la messagerie électronique ;
• Rédiger des courriers administratifs avec une excellente qualité rédactionnelle et une orthographe irréprochable ;
• Connaître les techniques d’accueil physique et téléphonique ;
• Être capables de gérer simultanément plusieurs tâches avec efficacité.

Compétences requises

Compétences techniques

• Accueil physique et téléphonique ;
• Gestion du standard ;
• Secrétariat administratif ;
• Rédaction administrative ;
• Gestion documentaire ;
• Archivage physique et numérique ;
• Organisation de réunions ;
• Gestion d’agendas ;
• Maîtrise du Pack Office ;
• Gestion des correspondances administratives.

Compétences relationnelles

• Sens de l’accueil ;
• Excellente communication ;
• Organisation ;
• Travail en équipe ;
• Gestion des priorités ;
• Discrétion professionnelle ;
• Réactivité ;
• Sens des responsabilités.

Qualités recherchées

L’établissement recherche des candidats :

• Courtois ;
• Organisés ;
• Rigoureux ;
• Dynamiques ;
• Réactifs ;
• Ponctuels ;
• Discrets ;
• Polyvalents ;
• Professionnels ;
• Respectueux des procédures.

Pourquoi rejoindre cet établissement ?

En intégrant cet établissement privé, vous occuperez un poste central dans son organisation administrative. Vous contribuerez chaque jour à la qualité de l’accueil et au bon fonctionnement des services. De plus, vous évoluerez dans un environnement professionnel stable où la rigueur, la collaboration et le sens du service sont fortement valorisés. Enfin, cette expérience vous permettra de renforcer vos compétences en secrétariat et en administration scolaire.