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Détails de l’offre
DESCRIPTION DU POSTE :
L’Agent d’Accueil oriente et accompagne les visiteurs, partenaires, prestataires et collaborateurs au siège de La Villa Nova, gère le standard téléphonique, réceptionne le courrier et les colis, et veille à la bonne tenue des espaces d’accueil, afin de refléter l’image de rigueur et d’excellence du Groupe.
MISSIONS DU POSTE :
1- Accueil physique et orientation des visiteurs :
• Accueillir avec courtoisie et professionnalisme les visiteurs, partenaires, prestataires et invités du Groupe.
• Vérifier l’identité et le motif de la visite.
• Annoncer les visiteurs aux personnes concernées, puis les orienter ou les accompagner vers les bureaux et salles de réunion.
• Veiller à la confidentialité et au protocole d’accueil, en particulier pour les visiteurs de la Direction Générale.
• Appliquer les consignes d’accès du siège, en lien avec le personnel de sécurité.
2- Standard téléphonique et gestion des communications :
• Réceptionner, filtrer et transférer les appels entrants vers les bons interlocuteurs.
• Prendre les messages et en assurer la transmission fiable et rapide.
• Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier, les colis et les livraisons ; remettre sans délai le courrier de la Direction Générale à l’Assistante Exécutive.
3- Support administratif et logistique de l’accueil :
• Assurer la réservation et la préparation des salles de réunion, en lien avec l’Office Manager et l’Assistante Exécutive.
• Accueillir et installer les participants lors des réunions et événements internes et institutionnels du Groupe.
• Suivre les fournitures et consommables d’accueil et signaler les besoins à l’Office Manager.
• Participer à la saisie, au classement et à l’archivage des documents courants.
4- Tenue des espaces et sécurité :
• Veiller à la propreté, à l’ordre et à la présentation de la réception, des espaces d’attente et des salles de réunion.
• Respecter et faire respecter les règles de sécurité, d’accès et de confidentialité du siège.
• Alerter immédiatement l’Office Manager et le personnel de sécurité en cas d’incident ou de comportement suspect.
• Signaler tout dysfonctionnement matériel (éclairage, climatisation, équipements, informatique) au responsable concerné.
• Superviser, en coordination avec l’Office Manager, les travaux des différentes prestataires.
PROFIL RECHERCHE :
• Bac+2 en secrétariat, assistanat de direction, communication, accueil et relations clientèle, hôtellerie ou domaine équivalent.
• 2-3 ans d’expérience minimum au poste d’agent d’accueil
Compétences techniques
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des outils de messagerie et de communication.
• Maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique, et de la gestion d’un standard et d’un registre de visiteurs.
• Capacité à s’approprier rapidement l’organisation du Groupe, de ses entités et de ses interlocuteurs clés.
• Excellente maîtrise du français ; bon niveau d’anglais professionnel apprécié.
Compétences comportementales (soft skills)
• Présentation soignée, élégance et sens de la représentation.
• Discrétion et sens aigu de la confidentialité.
• Courtoisie, amabilité, écoute et excellent sens relationnel.
• Ponctualité, rigueur et sens de l’organisation.
• Réactivité, sang-froid et maîtrise de soi face aux situations délicates ou urgentes.
Pour postuler à cette offre d’emploi veuillez visiter emploi.educarriere.ci.
