Offre d’Emploi : Secrétaire

FLASH INTERVENTION recrute un(e) Secrétaire.

Missions Principales :

• Commandes auprès des fournisseurs :
  • Demande de devis et comparatifs.
  • Préparation des bons de commande.
  • Suivi des commandes et vérification de la conformité des livraisons.
  • Demandes d’interventions.
• Téléphonie :
  • Préparer les courriers/mails d’incorporation, de sortie, de modification de formule, etc. destinés aux opérateurs téléphoniques.
  • Recharger à date déterminée les cartes SIM d’utilisateurs identifiés et répondre à des demandes ponctuelles.
• Péages :
  • Vérifier les consommations et préparer les rechargements.
  • Faire les demandes d’incorporation et de retrait.
• Importations :
  • Participer au processus administratif préalable à une importation.
• Flotte automobile :
  • Transmettre les courriers de déclaration de sinistre automobile au courtier.
  • Suivre la transmission des attestations d’assurance en cas d’incorporation et de sortie de flotte.
• Fournitures et produits d’entretien :
  • Collecter mensuellement les besoins, les compiler pour les commandes, servir les services.
• Relations avec les prestataires :
  • Assurer un suivi avec les relances qui s’imposent jusqu’à la réalisation de la commande.
• Tableaux de suivi :
  • Mettre à jour les tableaux de suivi (flotte des forfaits téléphoniques).
  • Faire la sauvegarde des documents par numérisation.
• Organisation et classement des documents physiques.
• Assurer le remplacement du personnel en charge du standard en cas d’absence.

Profil du Poste

Savoir-faire :

• Avoir une parfaite élocution.
• Savoir analyser des situations.
• Capacité d’anticipation et d’autocontrôle.
• Aptitude à argumenter et à bien communiquer.
• Connaître les techniques de prise de notes.
• Capacité à jongler entre diverses tâches ou interlocuteurs en même temps.
• Être capable d’utiliser aisément l’outil bureautique : Word, Excel, M-Files.

Savoir-être :

• Excellente présentation et personnalité énergique.
• Être force de propositions pour améliorer le fonctionnement du service.
• Écoute active.
• Esprit critique.
• Esprit collaboratif et disponibilité.
• Adapter son comportement à des situations évolutives.
• Contrôle de soi pour agir efficacement en cas de situations imprévues ou irritantes.
• Autonomie et capacité à préconiser des actions.
• Respect de la hiérarchie et des procédures.
• Respect de la confidentialité.
• Ponctualité.

Dossiers de Candidature

Veuillez envoyer votre candidature par mail à l’adresse suivante :
recrutement@flashintervention.com