Accueillir, identifier, orienter les visiteurs, clients, prestataires et gérer les communications téléphoniques ainsi que le traitement des courriers dans le respect des procédures internes.
ACTIVITÉS ET TÂCHES DU POSTE
Assurer la réception des appels téléphoniques conformément aux normes de l’entreprise (filtrage, identification, qualification, reformulation).
Prendre les messages, les transmettre au destinataire et les enregistrer dans le tableau de suivi.
Accueillir et filtrer les visiteurs, les mettre en relation avec le service concerné selon les procédures (clients, fournisseurs, demandeurs d’emploi).
Dépouiller, enregistrer, ventiler le courrier arrivé (copies éventuelles).
Enregistrer, préparer les décharges et ventiler le courrier départ.
Veiller au bon fonctionnement du photocopieur et du scanner (papier, encre/toner, assistance aux collègues, signalement des pannes).
Assurer les travaux de reprographie (copies, reliure, plastification).
Mettre à disposition des dépliants d’information à jour.
Faire remonter les anomalies constatées dans le hall d’accueil (climatisation, télévision, etc.).
Maintenir l’ordre et la propreté de l’environnement de travail.
Rendre compte de toute anomalie ou réclamation.
FORMATION ET EXPÉRIENCE
Bac +2/3 en Secrétariat.
Débutant ou confirmé à un poste similaire.
SAVOIR-FAIRE
Excellente présentation.
Parfaite élocution.
Courtoisie et aisance en communication.
Capacité à gérer plusieurs tâches et interlocuteurs simultanément.
Maîtrise de l’outil bureautique (Word, Excel, M-Files).
SAVOIR-ÊTRE
Capacité d’adaptation à des situations évolutives.
Maîtrise de soi en cas de situations imprévues ou irritantes.
