Accueillir, identifier et orienter les visiteurs, clients et prestataires ; gérer les communications téléphoniques et traiter les courriers, dans le respect des procédures internes.
Activités et tâches :
Réception et filtrage des appels téléphoniques selon les normes de l’entreprise.
Prise et transmission des messages, enregistrement dans un tableau de suivi.
Accueil et filtrage des visiteurs, mise en relation avec le service concerné.
Gestion du courrier (arrivée et départ) : dépouillement, enregistrement, copies, ventilation, préparation des décharges.
Vérification du bon fonctionnement du photocopieur et du scanner (approvisionnement, signalement des dysfonctionnements).
Assistance aux travaux de reprographie : copies, reliure, plastification.
Formation et expérience :
Bac +2/3 en secrétariat.
Débutant ou confirmé accepté.
Savoir-faire requis :
Excellente présentation et parfaite élocution.
Aptitude à bien communiquer avec courtoisie.
Capacité à gérer plusieurs tâches ou interlocuteurs simultanément.
Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, M-Files.
Savoir-être attendu :
Adaptabilité face à des situations évolutives.
Contrôle de soi pour agir efficacement en cas de situations imprévues ou irritantes.
Respect de la hiérarchie et de la confidentialité.
