Offre d’Emploi : Assistant(e) Administratif(ve) – Bureau de l’UNESCO à Abidjan

Résumé des Fonctions du Poste

Sous l’autorité du Chef du Bureau de l’UNESCO à Abidjan et sous la supervision directe de l’Administrateur/trice Principal/e, le/la titulaire du poste apporte un support à l’Unité Administrative dans les domaines de l’administration générale, des ressources humaines, de la logistique et des finances. En tant que membre effectif de l’Unité Administrative, il/elle est directement impliqué(e) dans la mise en œuvre quotidienne des programmes et projets d’un point de vue administratif, dans le respect des règles et procédures en vigueur. Le/la titulaire contribue activement à la planification, l’exécution, le contrôle, la tenue à jour de l’information administrative et financière, la préparation des rapports, la gestion documentaire et la rédaction des correspondances.

Responsabilités Principales

Ressources Humaines

• Assister l’Administrateur/trice Principal/e dans :
  • Le suivi des contrats du personnel (renouvellement éventuel) et du planning prospectif des besoins en ressources humaines.
  • La préparation du plan annuel ou biannuel des besoins en formation pour l’ensemble du personnel, incluant une budgétisation.
  • L’enregistrement et le suivi méticuleux des avis de vacance de poste dans la plateforme de recrutement SuccessFactors.
  • La création et la modification des contrats dans IRIS (extension, séparation, etc.) pour le personnel sous contrat SC (Service Contract), les stagiaires et les Volontaires UN.
  • Les procédures d’obtention de visas, cartes spéciales, permis de conduire et autres documents administratifs exigibles par le pays hôte.
  • Les arrangements administratifs pour l’expédition et la réception des effets du personnel international.

Logistique & Administration

• Assurer le suivi de la mise en œuvre des contrats liés à la maintenance et à la sécurité du bureau (gardiennage, nettoyage, vidéosurveillance, etc.) ainsi que la gestion des stocks (carburant, fournitures de bureau, trousses médicales, etc.).
• Veiller à la mise à jour en temps réel du Livre d’Inventaire et coordonner le contrôle physique annuel des équipements.
• Agir en tant que point focal de l’unité administrative en tant que certifying officer pour les missions de service (certification des demandes de voyage, validation des billets d’avion, préparation des ordres de mission, etc.).
• Assurer le back-up de l’unité administrative pour les démarches administratives auprès de l’Administration Publique du pays hôte.

Finances et Budget

• Procéder à l’enregistrement comptable des factures et paiements dans l’outil de gestion IRIS, en veillant à la conformité des transactions.
• Assister à la préparation des rapports financiers pour les programmes et projets extrabudgétaires.
• Enregistrer des données, identifier les anomalies et apporter des corrections non-complexes dans le système (IRIS, etc.).

Compétences Requises

Compétences Fondamentales

• Responsabilité
• Communication
• Innovation
• Partage des connaissances et volonté constante d’amélioration
• Planification et organisation
• Culture du résultat
• Travail en équipe
• Professionnalisme

Pour plus d’informations, merci de consulter le Référentiel des compétences de l’UNESCO.

Qualifications Requises

Éducation

• Diplôme d’études secondaires techniques ou professionnelles dans le domaine du secrétariat, de la comptabilité, des ressources humaines, du soutien administratif ou tout autre domaine connexe.

Expérience Professionnelle

• Minimum de 3 ans d’expérience professionnelle dans la gestion des ressources humaines, l’administration ou un domaine connexe.

Savoir-faire et Compétences

• Excellent sens de l’analyse et du contrôle.
• Capacité rédactionnelle de haut niveau (courriers, rapports, comptes-rendus).
• Sens de la confidentialité, discrétion, fiabilité professionnelle et aptitude à travailler dans un environnement multiculturel.
• Très bonne maîtrise des outils informatiques standards (Word, Excel, PowerPoint, etc.).
• Sens aigu de l’organisation, de la planification et de la gestion des priorités.

Langues

• Excellente maîtrise du français (parlé, lu et écrit).
• Bonne connaissance de l’anglais.

Qualifications Souhaitées

Éducation

• Formation/certification dans le domaine de l’administration, du secrétariat ou du soutien administratif.

Expérience Professionnelle

• Expérience pertinente dans une unité administrative.
• Expérience dans une agence du Système des Nations Unies ou une autre organisation internationale.

Savoir-faire et Compétences

• Connaissance des logiciels de gestion de type ERP (SAP, etc.).

Salaires et Indemnités

Les salaires de l’UNESCO se composent d’un salaire de base et d’autres avantages, qui peuvent inclure :

• 30 jours de congé annuel,
• Allocation familiale,
• Assurance médicale,
• Régime de retraite, etc.

Le traitement annuel de départ pour ce poste est de l’ordre de 9,777,000 Francs CFA.

Comment Postuler

Les candidats intéressés sont invités à soumettre leur candidature en ligne via le site de l’UNESCO avant la date limite indiquée. Veuillez inclure votre CV détaillé et une lettre de motivation.

Date limite de candidature : https://career2.successfactors.eu/careers?company=unesco